“进销存”为核心的ERP

  吉联（吉林）石油化学有限公司（简称吉联公司）是化工领域的大型中外合资企业，企业具有世界一流的技术、设备和国际化经营能力。不同的企业都关心它们自己的核心业务，不同的核心业务会导致信息化建设内涵的差别。吉联公司拥有三个生产基地和九条生产线，为了有效支持这样的生产规模，他们所要的ERP关注的是“仓库库存、销售和分销管理”。

  “吉联（吉林）石油化学有限公司ERP项目”（以下简称“吉联项目”），是吉联公司领导为提升公司管理上的水准、提升工作效率、加大增收节支力度而启动的，选用了浪潮通软专为流程行业开发的ERP应用软件通软Prolution-C2软件。吉联项目的目标就是要实现总公司对分公司所在地的仓库库存、销售和分销管理的实时控制，保证总公司和分公司的财务部门、供应部门、销售部门的信息畅通，为企业领导的准确决策提供依据。

  财务管理、物流管理构成了吉联项目的两大支柱：财务管理涉及到总公司、各地分公司的财务核算、结算及预决算，应用于各公司的财务部门，它的特点是电算化程度高、管理细致、业务覆盖面广；物流业务管理同样涉及到总公司、各地分公司的采购、库存、销售等业务，并应用于总公司的财务、采购、中央仓库、各生产车间和各分公司的销售部门及仓库等部门。

  吉联项目要求我们踏实地去协调工厂的各个部门、组织的工作。为客服各种人为的阻力，理顺企业原有的不合理的业务流程，我们在项目的实施过程中尝尽酸甜苦辣。项目所涉及到的人员也配合付出大量的工作。下面就是一些实施过程中的体会。

  ERP项目是我们企业应用的最大信息化建设项目，需要投入大量的人力、物力和财力。因为存在着大量的协调工作，可以说它是“一把手工程”。在这一个项目上，公司两位老总很看重——总经理亲自督促、副总经理亲自挂帅——组成一个以各部部长为成员的项目小组。实践的过程证明，这个小组对推动项目实施起到了决定性的作用。

  就像所有复杂的系统一样，缜密的计划是成功的保证。合作伙伴成立了一个强有力的实施小组，该小组人员听取并了解客户的业务、目标和期望，了解本企业的业务流程、企业的资源并做到合理组合。在这些工作基础上，该项目制定了：用户现场调研、数据规范、教育和业务系统模拟计划实施后评估等多个计划。此外，还要制定相应的规定，这些规定对项目实施起到规范作用，如：建账规定、物料的管理规定(物料编码规则)、各种业务单据的处理规范(公司单据编号方案)、主要数据处理控制的规定(分公司科目增减的控制)、总公司与分公司往来单位统一管理规定等。这些计划和规定使操作人员在工作中确定自己的位置。

  值得一提的是，操作软件对办公人员的素质要求也是系统实施的关键。这件事说来不大，但是对系统应用效果却不可小视，所以培训和业务系统模拟是必须的。我们对有关人员进行软件的正规课堂学习，其中重点为：软件功能和相关功能模块的知识，由客户对ERP软件的运作方式与企业具体的业务功能相比较，并准备有关的数据在会议室讨论中进行模拟。我们还建立了模拟数据库并将具体的数据来进行模拟运行，显示系统在完成时的状态。受训人员回去后对系统运行形成良性的推动。另外，会议室讨论不仅是在受控制的环境中进行业务功能的模拟，它还启发对现有的业务流的改进。

  尽管系统切换就是实施的最后一步，但是还需要更进一步帮助用户。这包括衡量最终用户的使用效率、细化管理政策和操作规程等。而且还要制定新的计划来满足其它的需求。所有未完成的问题将在此阶段做处理。这一阶段其实很重要，软件实际运行后，很多问题(包括软件稳定性问题、数据准确性问题、软件错误问题、业务流程问题、数据录入准确性问题)都会暴露出来。问题的暴露是好事，在我们的实施中，合作厂商与咱们进行了紧密的沟通，吉联项目中软件研发人员到现场处理问题，这样效果最好！

  吉联项目涵盖了吉联公司的财务核算、预算处理、采购业务处理、库存业务处理、销售业务处理、分公司的业务处理，为吉联公司整体管理上的水准的提高起到了辅助作用。对比计算机管理方式与实施前的手工解决方法，该项目带来了可喜的效益。

  吉联项目加强完善了公司的业务处理流程，弥补了原先存在的缺陷，把采购业务、库存业务、销售业务与财务处理有机结合成一个整体。比如新系统对提货单、发票、回款单的处理，理顺了日常业务之间的关系。原来一个客户要来提货，需要拿着几张单据四处找人、盖章，环节拖沓。新系统针对这一不合理现象，利用网络和软件实现了先开票后发货、货票同开等多种业务模式，问题就这样解决了。类似的细节还比如，新系统提供了手工核销发票、自动核销发票等多种往来核销方式，进而达到了控制客户欠款额度、产品自动定价的目的。

  项目实施后，对业务处理中的关键环节重新进行了定义，加强了管理力度。例如补充完善了产品营销售卖中的“发运流程”，对“外来汽槽提货”、“火车盖车提货”等各种发货业务分别进行了制单、检斤、审核等详细处理；补充完善了“原料到货”的处理流程，提高了原料到厂后及时检斤、实时监督的能力；规范了采购发票的报销流程，提高采购发票报销的及时性。

  集团管理部分通过中央备份系统与报表汇总、综合查询等系统相结合，满足了集团对下属单位做中央监管和调控的要求，保证了总部对各分公司原始数据及管理数据的有效监察。在使用预算的过程中，吉联公司的实际预算基于计划报表的统计，而软件中的预算则根据其它需求设计成基于预算费用的控制，因此存在一定差别。未解决这个问题，我们将预算系统与报表系统相互结合，满足了吉联公司的核算处理。

  没有信息化之前，统计工作一直无法令人满意。新系统的业务数据录入微机后，就可以实现单据的自动记账、自动报销、原始单据自动形成记账凭证、暂估入库报销、统计查询等功能，使业务人员从繁重的手工劳动中解脱出，为市场拓展、产品质量提高、财务预算控制等管理过程创造了条件。

  项目实施后，提高了信息处理的及时性，从原料的订货、采购到货、原料入库保管、车间领料、财务稽核到产品定货、产品发运、货款回收等等每一步环节，数据信息都实现共享。某一笔业务录入微机后，即可进行审核、记账、报销，并能马上反映出业务的有关统计数据。